Sua clínica é, necessariamente, uma empresa. Logo, possuir uma administração de qualidade é tão importante para a sua clínica quanto o nível do atendimento oferecido por ela. Ainda assim, existem muitos profissionais que cometem erros comuns na gestão de um consultório odontológico. Você é um deles? Descubra a seguir na lista que preparamos com os 7 erros mais comuns praticados por gestores de consultório e como evitá-los!
1. Erros comuns na gestão de consultórios odontológicos: Não treinar sua secretária corretamente
A sua secretária é uma peça fundamental do seu consultório, pois ela é a grande responsável pela maioria dos contatos com os pacientes, tanto antes quanto depois da consulta. A secretária também deve ser capaz de lidar com outras questões de natureza interna e externa.
Por isso é essencial o bom preparo desse profissional. É comum em consultórios odontológicos as secretárias não receberem o treinamento adequado e necessário para cumprirem as suas tarefas – ainda que as cobrem como se o tivessem!
Para que isso não ocorra em seu consultório, é recomendável que você faça reuniões periódicas onde você escuta as dúvidas de sua secretária, explique a ela as tarefas que ela deve realizar e defina claramente como as mesmas devem ser executadas. Você pode também fazer um documento detalhando o procedimento correto para ser seguido no atendimento aos pacientes, seja ele presencial ou via telefone.
Peça para que os seus pacientes avaliem o atendimento. Isso pode ser feito de maneira informal ou formalizada, como um formulário de satisfação. Em seguida, convoque uma reunião e explique aos seus funcionários quais são os aspectos do atendimento que podem melhorar, lembrando-se sempre de destacar também os pontos bem avaliados.
2. Não fazer uma boa gestão financeira
É inviável dar andamento ao seu consultório sem manter as suas finanças sob controle. É essencial que você faça um bom planejado e uma boa gestão desse aspecto do seu consultório – o aspecto financeiro é essencial para a gestão de qualquer negócio!
Faça relatórios detalhados sobre o fluxo de caixa, explicando onde cada valor foi gasto (ou recebido), e guardando também todas as notas fiscais sempre que for possível (assim como você faz com o estoque). Também é necessário recolher corretamente os tributos.
Caso haja necessidade, não pense duas vezes antes de buscar o auxílio de um contador! O importante é que você faça a sua gestão financeira de maneira precisa e correta.
3. Erros comuns na gestão de consultórios odontológicos: Não fazer investimentos suficientes em Marketing
Atualmente, tornou-se essencial observar e cuidar da imagem que as pessoas têm da sua empresa. O trabalho com a imagem de seu consultório deve trazer a você frutos positivos tais como um aumento no fluxo de pacientes, no faturamento ou na qualidade de atendimento oferecido pelo seu consultório.
Traçar e seguir uma estratégia de marketing é essencial, e pode contribuir significativamente para o sucesso do seu consultório. É possível ver uma diferença expressiva executando apenas ações simples como iniciar o investimento na presença nas redes sociais, criar um website institucional bem feito e buscar parcerias sólidas com outros consultórios ou instituições diversas.
Uma boa dica é separar uma fração de sua verba para investimento em marketing para o seu consultório na hora de planejar o aspecto financeiro do seu consultório.
4. Não prestar atenção às suas metas
É essencial estabelecer metas para o seu negócio, seja ele qual for. Com metas bem definidas e bem estabelecidas, fica consideravelmente mais fácil fazer o acompanhamento da eficácia da forma como você trabalha hoje e adaptar o que for necessário para garantir o seu crescimento no futuro.
Caso não o faça, você não terá uma referência. Consequentemente, não saberá com exatidão se o seu consultório está tendo os retornos que você esperava ou mesmo se os serviços oferecidos pelo seu consultório estão sendo realmente prestados da maneira correta e com a qualidade esperada.
Trace objetivos sérios a curto, médio e longo prazo em relação ao faturamento, ao fluxo de pacientes e à qualidade dos seus serviços. Em seguida, planeje maneiras sólidas de alcançar os objetivos que traçou.
5. Não ter uma boa agenda com horários claros
Embora possa soar como uma questão óbvia, esse fator é um dos principais responsáveis por movimentar o fluxo do seu trabalho, e por isso é imprescindível que você preze pela organização da sua agenda.
Para manter um ritmo agradável no seu cotidiano, vale a pena reservar uma pausa entre as consultas. A ideia é separar um tempo pessoal de organização enquanto você espera pelo seu próximo paciente.
Uma outra dica é, revisar a sua agenda com frequência para que você saiba antecipadamente quais procedimentos serão realizados e quando, e se será necessário fazer algum tipo de ajuste.
6. Não se atentar corretamente às normas
A gestão de qualquer negócio passa, necessariamente, pela burocracia. Existem motivos para tanto: são as leis relacionadas ao seu ramo de atuação que irão auxiliá-lo a tomar de decisões, seja no momento da abertura ou em seu cotidiano.
Por esse motivo, é imprescindível que você esteja a par das legislações que regem as regras para o funcionamento dos consultórios odontológicos instituídas por órgãos como a Vigilância Sanitária, o Ministério da Saúde e pela prefeitura do seu município.
Também é vital estar atento às regras instauradas pelos conselhos de ética nacional e regional de Odontologia, pois elas são responsáveis por regular e fiscalizar os seus direitos e deveres enquanto cirurgião-dentista.
7. Não se manter atualizado na sua área:
Atualmente, a Odontologia é uma área que sofre mudanças intensas com grande frequência e em ritmo acelerado, seja nas atualizações feitas pelos conselhos visando a facilitação de processos relacionados à profissão ou nos estudos feitos por pesquisadores para introduzir e aprimorar novas técnicas e materiais.
Por isso, é interessante que você busque estar em contato constante com essas atualizações e novidades, para evitar a sua obsolescência e defasagem como profissional nesse mercado de trabalho tão competitivo.
Além disso, pode ser interessante buscar cursos que aprofundem os seus conhecimentos e que forneçam um diferencial que destaque o seu consultório dentre todos os concorrentes.
Gerir um consultório odontológico não é fácil, e traz novos desafios de maneira diária. Porém, ao evitar esses 7 erros comuns, você estará caminhando para um futuro repleto de melhores resultados.
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